Cod de conduita SARTOROM

Cod de conduită SARTOROM

Acest document este proprietatea SC SARTOROM IMPEX SRL.
Copierea, difuzarea sau utilizarea lui, chiar parţială, în orice publicaţii şi prin orice procedeu (electronic, mecanic, fotocopiere, etc) este interzisă dacă nu există acordul scris al SC SARTOROM IMPEX SRL.

Codul de conduită SARTOROM ("Codul") bazat pe valorile noastre comune, pe scopul și ambițiile noastre oferă un cadru etic general pentru comportamentul nostru

Lucrăm într-un mediu de afaceri exigent, complex și din ce în ce mai globalizat. În fiecare zi, fiecare dintre noi se poate confrunta cu situații dificile. Alegerile pe care le facem în aceste situații definesc reputația noastră ca indivizi și ca organizație.

Pentru a ne ghida, ne bazăm pe valorile noastre, pe scopul nostru și pe acest manifest, pe codul de conduită.

Ritmul schimbării, atât în lume, cât și la SARTOROM, este fără precedent. Noile tehnologii și perturbări ne determină să lucrăm diferit pe măsură ce găsim noi modalități de a crea plus-valoare. Codul ne ghidează acțiunile și comportamentul. Codul influențează modul în care lucrăm unii cu alții — și modul în care deservim clienții și interacționăm cu comunitățile.

Codul nostru de conduită stabilește un set clar de standarde aplicabile modului în care ne desfășurăm activitatea. Oferă fiecăruia dintre noi un cadru etic care să ne ghideze, mai ales atunci când ne confruntăm cu alegeri complexe și provocatoare.

Fiecare dintre noi are obligația de a răspunde într-o manieră compatibilă cu valorile noastre ori de câte ori întâlnim o problemă, inclusiv atunci când vedem un comportament care compromite principiile acestui Cod. Deși majoritatea problemelor pot fi rezolvate local, vom găsi informații în acest Cod despre asistență suplimentară oferită cât si resurse disponibile.

Este esențial ca toată echipa SARTOROM să înțeleagă și să respecte pe deplin Codul. Procedând astfel, trimitem un mesaj clar celor cu care lucrăm despre puterea angajamentului nostru față de comportamentul etic, despre calitatea și profesionalismul nostru.

În acest fel, protejăm și îmbunătățim reputația SARTOROM și jucăm un rol cheie în construirea unui mediu de lucru mai bun pentru echipa SARTOROM, pentru clienți și pentru comunitățile noastre.

 

LIPSA ADERĂRII LA CONȚINUTUL ACESTUI COD VA CONDUCE, DIN PĂCATE, LA ÎNCETAREA IMEDIATĂ A RELAȚIEI DE LUCRU CU COLEGII NOȘTRI CARE AU ALES SĂ FACĂ ACEST LUCRU.

Codul ne ajută să ne ghidăm comportamentul, dar nu este posibil să acoperim fiecare situație pe care o putem întâlni. Este destinat să ne ajute să ne gândim la felul în care ne trăim valorile, în modul în care luăm deciziile cât și în comportamentele noastre. Respectăm întotdeauna legile și reglementările, precum și propriile noastre politici, îndrumări și proceduri și ne angajăm în livrarea de servicii de calitate.

Cum punem Codul în acțiune? Cum ne putem asigura că fiecare dintre noi respectăm angajamentele asumate în baza Codului? Cum ne comportăm dacă avem o problemă sau suspectăm orice comportament care nu respectă principiile acestui Cod?

Dacă nu suntem siguri de cursul corect al acțiunii sau ne confruntăm cu o problemă dificilă, ne poate ajuta să ne punem următoarele întrebări pentru a determina modul adecvat de a acționa.

Întrebări pe care trebuie să ni le punem înainte de a lua orice decizie sau de a acționa

1. M-am consultat corespunzător cu colegii?
2. Am demonstrat un angajament clar față de respectarea calității în ceea ce privește livrarea pe care o facem?
3. Sunt acțiunile mele legale și în conformitate cu standardele profesiei noastre?
4. Îmi compromit integritatea personală sau integritatea SARTOROM sau a clienților

SARTOROM?

5. Susțin valorile SARTOROM?
6. Respect punctele de vedere diferite ale altora (colegi, colaboratori, etc)?
7. Este alegerea mea cea mai etică dintre alternativele posibile? Mă simt bine în legătură cu alegerea mea?
8. Dacă îmi documentez decizia, sunt convins că un evaluator ar fi de acord cu acțiunea pe care am întreprins-o?
9. Acțiunile mele ar afecta reputația SARTOROM?

Codul nostru de conduită este organizat în cinci categorii care conțin principii directoare care ar trebui utilizate de toată echipa SARTOROM pentru a ne ghida comportamentul în toate domeniile activității noastre.

 

LUCRUL CU CEILALȚI

Construim relații între noi pe baza unei încrederi comune și a încrederii că fiecare dintre noi are un angajament personal și profesional de a face ceea ce trebuie.

Ne respectăm unii pe alții, prețuim diferențele și ne străduim să creăm un mediu fără discriminare, intimidare sau hărțuire. Discriminarea din cauze ce țin de vârstă, dizabilitate, sex și identitate/ expresie de gen, naționalitate, religie, orientare sexuală, alte dimensiuni de identitate definite și construite de unele societăți în termeni etnici, de culoare, culturali sau rasiali sau orice altă formă de discriminare a persoanelor bazate pe diferențele percepute în caracteristicile umane nu este tolerată.

Ne valorificăm diferențele pentru a crea un mediu incluziv în care toți oamenii simt și sunt apreciați pentru cine sunt, au un sentiment de apartenență și sunt inspirați să contribuie la fiecare întâlnire.

Ne consultăm unii cu alții și prețuim perspectivele celor care sunt diferiți de noi și ale celor care ne contestă propriul punct de vedere.

Cultivăm integritatea, respectul, echipa și incluziunea.

Ne angajăm să comunicăm deschis și onest.

Ne bazăm unul pe celălalt pentru a oferi servicii de calitate clienților SARTOROM și pentru dezvoltarea noastră individuală și suntem personal responsabili față de ceilalți membri ai echipei pentru contribuția pe care o aducem.

Încurajăm și susținem dezvoltarea profesională a colegilor noștri și promovăm realizările individuale și învățarea continuă.

Așteptăm și oferim feedback în mod regulat, sincer și constructiv și recunoaștem pozitiv succesul.

LUCRUL CU CLIENȚII ȘI ALȚII

Lucrul cu clienții...

Ne angajăm, ca profesioniști, să susținem încrederea acordată nouă.

Ne angajăm să oferim servicii de calitate care reflectă capacitățile noastre profesionale, care sunt adecvate problemelor și nevoilor specifice ale clienților SARTOROM și în conformitate cu Termenii și Condițiile din acordurile noastre comerciale (angajament).

Ne gândim nu numai dacă putem efectua un angajament, dar și dacă ar trebui să efectuăm acest angajament.

Sprijinim echipa SARTOROM și ne vom retrage din activitatea cu orice client care pune echipa SARTOROM sub presiuni nejustificate sau regurge la amenințări în exercitarea îndatoririlor lor profesionale.

Lucrul cu autoritățile de reglementare.

Respectăm standardele și regulile profesionale aplicabile nouă, lucrăm activ cu autoritățile de reglementare care supraveghează comportamentul nostru profesional pentru a ne asigura că aceste reguli și standarde răspund nevoilor în continuă schimbare ale pieței.

 

Lucrul cu participanții la ecosistem, terți și alții...

Respingem practicile comerciale neetice sau ilegale în toate circumstanțele.

Evităm colaborarea cu clienții și alte persoane ale căror standarde sunt incompatibile cu acest Cod

Ne coordonăm, după caz, cu alți membri ai profesiei noastre în probleme de interes public.

ACȚIONÂND CU INTEGRITATE PROFESIONALĂ

Respectăm legile, reglementările și standardele care ni se aplică în conduita noastră profesională.

Susținem reputația SARTOROM. Nu denaturăm poziția pe care SARTOROM o ia în chestiuni profesionale și de altă natură.

Promovăm o cultură a consultării. Abordăm problemele de etică și ne consultăm în mod corespunzător pentru a ajuta la rezolvarea acestora. Nu ne ascundem sau ignorăm problemele.

Înțelegem și respectăm toate politicile, procedurile și îndrumările SARTOROM, indiferent de departamentul în care ne desfășurăm activitatea sau de departamentul care a generat o astfel de politică, procedură sau normă de îndrumare.

Oferim, pentru raportarea problemelor etice sensibile, o adresă de email pentru comunicări specifice legate de subiectul în cauză.

Acceptăm că fiecare dintre noi este responsabil pentru menținerea cunoștințelor noastre profesionale la zi și pentru schimbul de bune practici și inovație.

MENȚINEREA OBIECTIVITĂȚII ȘI INDEPENDENȚEI NOASTRE

Obiectivitatea noastră.

Ne menținem și afirmăm obiectivitatea și independența, recunoscând că acestea sunt esențiale pentru responsabilitățile noastre profesionale.

Folosim scepticism profesional adecvat.

Respingem presiunea inadecvată din partea clienților sau a altor persoane.

Suntem atenți la conflictele de interese personale și profesionale și luăm măsuri imediate și adecvate pentru a rezolva sau gestiona orice ar putea apărea.

Nu acceptăm plăți sau orice altceva de valoare, chiar simbolică, dacă acest lucru ar putea fi considerat în mod rezonabil ca influențând concluziile sau sfaturile noastre sau care nu respectă politicile SARTOROM.

Independența noastră.

Respectăm legile, standardele profesionale și reglementările aplicabile SARTOROM

Evităm relațiile care ne afectează — sau pot părea să ne afecteze — obiectivitatea și independența.

Ne monitorizăm continuu independența.

 

PROTEJAREA DATELOR, INFORMAȚIILOR ȘI CAPITALULUI INTELECTUAL

Respectăm și protejăm datele și informațiile confidențiale obținute de la sau referitoare la clienți sau terți, precum și datele personale și informațiile despre echipa SARTOROM. Împărtășim informații numai atunci când există un scop de afaceri și facem acest lucru în conformitate cu legile aplicabile, politicile SARTOROM și standardele profesionale.

Luăm măsuri proactive pentru a ne proteja documentele, computerele și alte dispozitive de date care conțin date și informații personale sau confidențiale și ne conformăm prevederilor politicilor SARTOROM privind securitatea și tehnologia informațiilor.

Raportăm cu promptitudine orice pierdere, furt sau divulgare necorespunzătoare a informațiilor personale sau confidențiale în conformitate cu legile aplicabile și politicile SARTOROM.

Nu folosim date confidențiale sau informații personale pentru câștig personal și respectăm legile aplicabile privind tranzacționarea informațiilor privilegiate și politicile SARTOROM.

Folosim social media și tehnologia într-un mod responsabil și respectăm confidențialitatea tuturor celor cu care lucrăm.

Obținem, dezvoltăm și protejăm capitalul intelectual într-o manieră adecvată. Respectăm restricțiile privind utilizarea și reproducerea acestuia.

CÂTEVA PRECIZĂRI SPECIFICE

1. Conflictul de interese (un „conflict de interese” rezultă atunci când avem o relație personală

sau un interes financiar sau de altă natură, care ar putea interfera cu obligația noastră de a acționa numai în interesul SARTOROM sau când ne folosim de funcția sau pozitia din cadrul SARTOROM pentru a avea câștig personal)

• Angajații trebuie să evite orice situație care implică sau poate genera conflicte între propriile interese și interesele SARTOROM;
• In orice situație, angajații care au relații de afaceri cu clienții, contractorii, furnizorii trebuie să acționeze numai în interesul SARTOROM și să excludă orice fel de avantaje personale;
• Orice colaborare, de orice natura (contract individual de munca full time/part time, consultanta, mandat, PFA etc) trebuie declarată la departamentul HR si analizat posibilul conflict de interese cu SARTOROM;
• Datoria, loialitatea și sarcinile de serviciu ale angajaților nu trebuie compromise în nici un fel de interese personale;
• Angajații vor evita orice implicare directă sau indirectă - de exemplu prin membrii familiei (soț/soție sau copii aflați în întreținere) - în asocieri sau investiții care influențează sau pot influența deciziile individuale ale oricărui angajat, atunci când acesta acționează în interesul SARTOROM;
• În cazul în care un angajat este implicat într-un conflict de interese, conducerea SARTOROM va analiza și va soluționa, individual și specific situația în cel mai scurt timp posibil;

 

2. Frauda (frauda este orice act de înșelăciune intenționată, care ar putea duce la un câștig,

profit, avantaj, prejudiciu sau o pierdere ilegal(ă) a SARTOROM sau a oricărei alte părți. Pe scurt, orice acțiune prin care se ascund sau se denaturează în mod intenționat faptele pentru a duce în eroare alte persoane este considerată a fi frauduloasă). Suspiciunile de frauda apar în urma unor situații de tipul celor prezentate mai jos, fără a se limita la

• Lipsa unor documente cheie, cum ar fi contracte sau facturi
• Lipsa de echipamente, etaloane, cheie electronica (donge-le, chei fizice sau electronice, instrumente de lucru, truse scule, compresor, șurubelnițe, șublere, etc.)
• Oferirea de acces clienților sau oricăror persoane sau entități neutorizate la setarile aparatelor sau echipamentelor comercializate de SARTOROM, fără excepție
• Relații strânse cu furnizorii sau contractanții, de exemplu, furnizori/contractanți care insistă cu privire la tranzacționarea numai cu un anumit angajat sau au o preferință inexplicabilă
• Manageri care trec cu vederea abaterile subordonaților, subordonați care trec cu vederea abaterile / abuzurile profesionale și de comportament ale managerilor și managementul care omite controalele interne
• Lipsa de supraveghere a managementului și monitorizarea neadecvată, pentru a se asigura funcționarea corespunzătoare a controlului intern, asa cum este prevazut în proceduri.

3. Oferirea si acceptarea de cadouri, favoruri sau servicii (în mod specific, cadourile și

ospitalitatea trebuie să fie întotdeauna adecvate, să reprezinte cheltuieli de afaceri de buna credinta și nu trebuie să fie oferite sau acceptate în cazul în care acest lucru ar putea influența rezultatul unei tranzacții comerciale sau ar putea fi perceput că influențează o astfel de decizie).

Cadourile, favorurile sau serviciile pot fi oferite de către SARTOROM clienților/partenerilor/furnizorilor numai cu respectarea următoarelor criterii:

• Să nu contravină legii sau standardelor etice;
• Să fie în concordanță cu practicile obișnuite de afaceri;
• Să nu aibă o valoare excesiv de mare și să nu fie considerate drept mită sau recompense;
• Este interzisă oferirea de cadouri, gratuități sau favoruri excesive pentru influențarea deciziilor în afaceri;
• Este interzisă oferirea unui cadou excesiv unui superior ierarhic sau unui manager, deoarece s­ar putea interpreta ca o încercare din partea angajatului de a obține un tratament preferential;
• Este interzisă oferirea de bani, cu titlu de cadou, sau echivalentul în bani al unor cadouri către persoane, firme sau organizații cu care SARTOROM are sau ar putea avea relații de afaceri;
• Este interzisă oferirea de mită și cotă parte, cadouri sau servicii persoanelor cu funcții oficiale;
• Este permisă oferirea de cadouri simbolice cu ocazia perfectării unor tranzacții, dacă acțiunea

are caracter public și se bazează pe reciprocitate;

• Nu este permisă oferirea de cadouri, chiar simbolice, pe parcursul derulării unui contract;
• Este permisă oferirea unui cadou simbolic unui client, în concordanță cu obiceiurile locale și cu scopul de a întări o relație de afaceri legală în condițiile prevăzute de legea aplicabilă de ambele părți;

 

Acceptarea de cadouri, favoruri sau servicii:

• Furnizorii/contractorii/colaboratorii SARTOROM vor fi selectați obiectiv, pe baza procedurilor și legilor în vigoare, fără a se lua în considerare posibilele avantaje personale oferite de aceștia (cadouri, favoruri, distracții etc.);
• Angajații SARTOROM nu vor accepta nici un fel de cadou, favor sau serviciu și nici nu vor căuta sau accepta vreun împrumut (de orice natură, financiar sau material) de la companiile cu care colaboram, de la persoane sau organizații cu care SARTOROM are relații de afaceri sau care doresc să încheie afaceri cu SARTOROM;
• Este strict interzisă cererea sau acceptarea de bani (sau echivalentul în natură al unor sume de bani) de la clienti/partenerii de afaceri;
• Este permisă acceptarea de cadouri de curtoazie (cu valoare simbolică, fără valoare materială deosebită) de către angajații SARTOROM, oferite de partenerii de afaceri cu anumite ocazii, asociate de obicei practicilor de afaceri (aniversări, onomastici, Crăciun, Paște);

Pentru prejudicierea companiei prin acțiuni desfășurate în timpul îndeplinirilor sarcinilor de servici (inclusiv efectele produse după încetarea activității) persoana rămâne în culpă pentru orice activitate depusă neconformă care va putea dăuna companiei și după încetarea raporturilor de muncă

UNDE GĂSIM SPRIJIN

Niciun cod nu poate acoperi orice eventualitate și drept urmare oricare dintre noi poate solicita sfatul și sprijinul altora în abordarea unora dintre situațiile care apar în cursul normal al vieții de afaceri de zi cu zi.

Pe lângă relațiile interne stabilite, am creat o rețea de asistență care este disponibilă pentru consultare și consiliere, pentru a ne ajuta pe fiecare dintre noi să ne îndeplinim angajamentele conform Codului.

Putem trimite sesizările, îngrijorările și observațiile noastre, sub protecția anonimatului, la adresa de email etica@sartorom.ro

Această adresă de email este monitorizată doar de responsabilul departamentului IT care va copia doar textul mesajului și îl va integra într-un email nou care va fi transmis către CEO. Responsabilul IT are datoria de a pastra anonimitatea emailurilor primite pe adresa etica@sartorom.ro prin ștergerea emailurilor originale de îndată ce a trimis corpul mailului către CEO. Responsabilul IT se va angaja să nu divulge nimanui informații privind inițiatorul unui astfel de email, exceptie facând solicitările primite din partea autorităților legale.. În acest fel, colegul sau colega care face sesizarea nu va fi cunoscut (pentru asigurarea anonimatului)

O altă modalitate de trimitere a sesizărilor, îngrijorărilor și observațiilor sub protecția anonimatului este trimiterea scrisorilor (clasice) prin intermediul unei căsuțe poștale ce va fi montată în sediul din București într-o zonă nesupravegheată video (bucătăria de la etajul 2 din sediul companiei, sos Bucuresti Magurele 232, sector 5, București). Cheia de la căsuță poștală o va avea doar CEO (sau persoana delegată de aceasta)

Nici un fel de acțiune administrativă, cu caracter punitiv sau de recompensare, nu va fi luată împotriva sau în sprijinul autorilor unor asemenea sesizări, îngrijorări, observații.